Zayıf iletişimin maliyeti

Ekip üyeleri arasındaki zayıf iletişim neticesinde; kişisel sözlü saldırılar, iğnelemeler ve ağız dalaşları yaşanması olasıdır. Diğer bir taraftan toplantı esnasında birbirlerinin sözlerini kesmeler, birbirlerini umursamamalar gibi tavırlar oluşabilir.

Zayıf iletişimin en yıkıcı etkilerinden biri etkili bir karara ulaşmada yaşattığı zorluktur. Ekip üyeleri birbirleri arası bilgi paylaşımı yapmadığında veya fikirlerine saldırdıklarında, sorunlara yaratıcı çözümler oluşturma yeteneklerini kaybederler. Sonuç olarak ekip verimliliği azalacağı için başarısızlık yaşanması kaçınılmazdır. Peki, bu problemi nasıl çözebiliriz?

İletişim Becerilerini Zenginleştirmek

İletişim konusunda sıkıntılar yaşandığı tespit edildiği anda, hemen yardımcı olabilecek taktikleri uygulamakta fayda var;

• Davranışa odaklanın, karaktere değil.

Ekibi, öfke ve kızgınlıklarını başka insanları anlatmaktan çok kendi davranışlarıyla ifade etmeye teşvik edin. İnsanlara “sen” demekten çok “ben” demesi gerektiğini aşılayın. Böylece karşı tarafı itham etmekten çok, onların kendilerinde bıraktığı etkiyi ifade etmiş olmalarını sağlayın. Örneğin; Furkan’ın kendi işini bitirmesi için Ahmet’in görevini tamamlaması gerekiyor ise, Furkan burada “Ahmet işini bitirmiyor, kendini adamıyor” gibi bir agresif tavırdan ziyade, “İşimi bitirmeye yakınım, Ahmet’ten çıktıları bekliyorum” demesi daha doğrudur. Aksi takdirde Ahmet kendisine saldırıldığını düşünerek refleksif olarak saldırgan bir moda girecektir.

• Çekişmeli ya da hırçın tartışmaların sınırlarını beraber belirleyin.

Ekibe haşin tartışmaların olabileceğini, bu hırçınlığın herkesin projeye olan inancı olduğunu belirtin. Çekişmenin olmasının normal olduğunu unutmayın, fakat bununla nasıl başa çıktığınız önemli olan kısımdır. Bu tartışmalar esnasında sınırları önceden belirlemiş olun, “Konuşmaya başlamadan önce, konuşan kişinin bitirdiğinden emin olun”,  “Katılmasanız bile, diğer kişilerin fikirlerini önemseyin, değerlendirin, sonrasında katılmama sebebini belirtin” gibi.

• Üyelerin görüşlerini isteyin.

Ekipte bazı üyeler her zaman daha konuşkan, bazıları daha sessiz olabilir. Bu olağan bir durumdur. Fakat nasıl başlarsa öyle gider mantığıyla, zaman geçtikçe insanlar bu duruşları benimser ve sessiz taraf tamamen suskunlaşabilir. Onun için sürecin başından itibaren, TÜM üyelerin fikirlerini beyan etmelerini sağlayın.

• Toplantı sürelerini akıllıca kullanmaya özen gösterin.

Ekip üyelerinin toplantıya gelmeden önce, konulara ve konuşulacaklara hâkim olduklarından emin olun. Sorun çözme odaklı davranın. Toplantı ya da tartışma konusundan saparsa, dümeni tekrar ele alarak konuyu geri çevirin.

• Odak noktası hedefler olmalı.

Hedefler hakkında konuşmak ekibin iletişimi arttırır ve insanların dikkatini kişisel çatışma ve diğer faktörlerden uzaklaştırır.